Planificar es lo primero

“Una meta sin un plan es sólo un deseo". Esta frase de Antoine de Saint-Exupéry sugiere que un plan es esencial para alcanzar las metas. Sin un plan, una meta puede convertirse en nada más que un deseo. 

A los que nos gusta correr habitualmente, tanto carreras de calle como de trail running, sabemos que si quieres correr una maratón, necesitas crear un programa de carrera con un plan de entrenamiento para cada día hasta el día de la carrera y ese plan debe estar ajustado a la distancia que queremos correr y las dificultades que tal vez tengamos que sortear.

Siempre que llegamos a los últimos meses del año nos preguntamos cómo ha sido nuestro año, si hemos podido cumplir nuestros objetivos y surge la necesidad de planificar financieramente el año próximo. Con este fin se desarrollan los presupuestos o budgets en las empresas.

En el mundo empresarial y de la gestión de calidad, uno de los aspectos más cruciales para alcanzar el éxito es la planificación. Junto con la planificación, el Círculo de Deming (también conocido como el ciclo PDCA: por sus siglas en inglés “Plan, Do, Check and Act”, es decir, Planificar, Ejecutar, Controlar, Actuar), juega un papel fundamental en el logro de la mejora continua y la optimización de los procesos.

Esta herramienta fue popularizada por el estadístico y consultor estadounidense W. Edwards Deming, quien creía que la mejora constante era la clave para el éxito a largo plazo. El ciclo PDCA, como su nombre lo indica, se compone de cuatro fases:

• Planificar (Plan): Se refiere a identificar y analizar un problema o una oportunidad de mejora, y desarrollar un plan para abordar dicha situación. Aquí es donde la planificación juega su papel más crucial. Es el momento de definir los objetivos, los recursos necesarios y los métodos para alcanzar las metas deseadas.
• Hacer (Do): En esta fase, se implementa el plan en una escala pequeña para probar la efectividad de las soluciones propuestas. Es importante recoger datos que ayuden a evaluar el rendimiento.
• Verificar (Check): Una vez que el plan se ha ejecutado, se verifica si los resultados obtenidos son los esperados. Se comparan los resultados reales con los objetivos iniciales para identificar brechas o áreas de mejora.
• Actuar o corregir (Act): Finalmente, en función de los resultados de la fase de verificación, se toman decisiones sobre si continuar con el plan, modificarlo o incluso abandonarlo. Si el plan ha sido exitoso, se puede escalar y estandarizar la solución. Si no, es momento de ajustar y volver a empezar el ciclo.

Todos los planes de mejora contínua utilizan esta práctica, por ello es ampliamente aceptado que sin un plan bien estructurado, cualquier esfuerzo por mejorar los procesos o productos puede fracasar, afectando negativamente el desempeño de la organización.

Durante los distintos talleres de estrategia que he dictado tanto a empresas como a empresarios, siempre ha surgido como prioridad la necesidad de establecer los objetivos. Una actividad interesante que desarrollamos durante los talleres es respondernos a la pregunta “¿Qué quisiéramos que ocurra y qué no quisiéramos que ocurra?”

Las principales razones por las que la planificación es esencial son las siguientes:

Definir objetivos claros: La planificación permite a una empresa definir lo que quiere lograr. Con metas claras, el equipo puede alinear sus esfuerzos hacia el mismo objetivo, evitando desperdicio de tiempo y recursos.

Anticipar los problemas: Al planificar, las organizaciones pueden prever posibles desafíos o barreras y desarrollar estrategias para mitigarlos antes de que se conviertan en problemas graves.

Optimizar los recursos: La planificación ayuda a las organizaciones a utilizar sus recursos (humanos, financieros, tecnológicos) de manera más eficiente, lo que maximiza el rendimiento y minimiza los costos.

Medición y ajuste: Con un plan detallado, las empresas pueden medir su progreso en el tiempo y hacer ajustes si es necesario. Esto es clave para mantenerse competitivos en mercados cambiantes.

Mejora continua: Un buen plan incluye una fase de evaluación y mejora, lo que facilita la implementación de cambios que lleven al perfeccionamiento de procesos y productos.

Pero no es menor el hecho de pensar la actividad de planificar como prioritaria y darle la importancia que merece. Planificar nos va a permitir establecer ese objetivo y definir las acciones que debemos tomar para lograrlo.

La planificación incluye detallar cuáles van a ser los recursos necesarios y las herramientas que vamos a coordinar para obtenerlos. Tomando como ejemplo la planificación financiera, una de las herramientas más importantes es el presupuesto. El presupuesto nos dice cuánto dinero tenemos y cuánto vamos a tener en el futuro si se cumplen nuestras proyecciones de ingresos y de egresos.

Eficacia y eficiencia parecen sinónimos pero tienen una diferencia fundamental. La eficacia es lograr el objetivo, mientras que la eficiencia es lograrlo con el mejor uso de los recursos disponibles.

Durante la planificación vemos esta diferencia claramente, cuando planificamos, podríamos cometer dos errores: subestimar o sobreestimar recursos. 

Si subestimamos los recursos necesarios pronto tendremos problemas de liquidez, si, por el contrario, los sobreestimamos, estaremos sub utilizando recursos que podrían tener un mejor destino.

En una palabra debemos ajustar nuestra planificación para lograr no sólo eficacia sino también eficiencia. Esto se logra con durante la ejecución aplicando controles, evaluando permanentemente los desvíos (Check) y aplicando las correcciones (Act)..

Por esto, El ciclo de Deming es una extensión natural del proceso de planificación. No solo se basa en planificar, sino que también enfatiza la retroalimentación constante y el aprendizaje continuo. Esto permite a las organizaciones adaptarse a los cambios y ajustar sus planes en función de los resultados obtenidos en cada iteración del ciclo.

Los beneficios de la buena planificación y de la mejora continua son evidentes:

• Eficiencia mejorada: Las tareas y recursos se organizan de manera óptima, evitando errores y desperdicios.
• Flexibilidad y adaptabilidad: Al revisar y ajustar continuamente, la organización puede adaptarse más rápido a los cambios del entorno.
• Aumento de la calidad: Al aplicar constantemente el ciclo de Deming, la organización mejora continuamente sus productos y procesos, lo que conduce a una mayor satisfacción del cliente.
• Resolución efectiva de problemas: El enfoque estructurado del ciclo PDCA facilita la identificación de problemas y la implementación de soluciones efectivas.

Pero lo verdaderamente interesante surge cuando aplicamos estas herramientas a nuestras finanzas personales, es posible así preparar un presupuesto de ingresos y gastos personales, las necesidades de fondos que tendremos y los excedentes en su caso. Pude escuchar problemas relacionados con la falta de planificación en la mayoría de las reuniones o entrevistas que he participado.

Tanto la planificación como el Círculo de Deming son herramientas clave para garantizar el éxito a largo plazo de una organización. La planificación establece una dirección clara y permite utilizar los recursos de manera eficiente, mientras que el ciclo PDCA garantiza una mejora continua y una capacidad de adaptación frente a cambios. Al combinar ambos enfoques, las organizaciones pueden alcanzar altos niveles de calidad, eficiencia y competitividad en sus mercados.